הזנה ידנית של כל נרשם
אחרי כל אירוע, מישהי במשרד יושבת חצי יום ומכניסה את 150 הנרשמים מ-Google Sheets ל-Salesforce. כפילויות עם אנשי קשר קיימים? נפתרות ידנית. שגיאות הקלדה? בדיקה לעין.
טופס רישום לאירוע · Salesforce NPSP
טופס רישום לאירוע ישירות ל-Salesforce NPSP
הנרשם פותח קישור בטלפון, ממלא פרטים (גם למשפחה שלמה במכה אחת), מאמת מייל, ושולח. הרישום נכנס ישירות כ-Campaign Member ב-NPSP של העמותה, יחד עם אישור רישום ותזכורת אוטומטית יום לפני האירוע. בלי Google Forms שלא מתחבר לכלום, בלי Eventbrite שלא מכיר את ה-NPSP, ובלי שמישהי במשרד תקליד מחדש.
- טבעי ל-NPSP
- רישום משפחתי בשליחה אחת
- אימות מייל אנטי-spam
- תזכורות אוטומטיות לפני האירוע
הבעיה
למה רישום לאירועים בעמותה תמיד מתפרק (ומה השורש)
אירוע גיוס משאבים שנתי, סדנה לחברי קהילה, רישום לקבוצת תמיכה, או רישום משפחות לטיול קהילתי — בכל אחד מהמקרים האלה הנקודה הראשונה שנתקעת היא איך לאסוף את הרישומים, ואיך לקבל אותם ל-Salesforce בלי שמישהי במשרד תיקליד אותם מחדש.
הרבה עמותות מתחילות ב-Google Forms שלא מתחבר ל-Salesforce ודורש הזנה ידנית של כל נרשם. אחרות לוקחות Eventbrite שיודע לקבל תשלום אבל לא מכיר את ה-NPSP, לא יודע להתחבר ל-Campaign קיים, ומחייב את העמותה לשלם דמי שימוש על כל כרטיס. ויש שמשתמשות בטפסי WordPress עם Contact Form 7 שלא מתממשק לכלום מעבר לאימייל. עמותות מתקדמות יותר בונות Salesforce Experience Cloud portal — אבל זה פרויקט בקנה מידה גדול שלא רלוונטי לרוב האירועים.
כל אחת מהאופציות יוצרת את אותה בעיה: הרישומים לא נכנסים ל-NPSP אוטומטית, ואין דרך לדעת מי באמת הגיע לאירוע — בלי מישהי במשרד שמקלידה.
אין מעקב נוכחות אוטומטי
נרשמו 200, הגיעו 130. אבל ב-Google Forms אין דרך לסמן מי הגיע. בדיווח לתורם-על אפשר רק להגיד "נרשמו 200" — וזה לא מספיק טוב.
אין רישום משפחתי
אבא רוצה לרשום את עצמו ואת שני הילדים לטיול. בטפסים סטנדרטיים זה אומר שהוא ממלא 3 טפסים. אצל הרוב — הוא יוותר על הילדים או יזרוק את העמותה לטיפול בזה במייל.
תרומות באירוע — מנותקות מהקמפיין
הנרשם רצה להוסיף תרומה של 100 ₪ ברישום. הוא עבר לדף סליקה — אבל זה כבר לא חלק מהקמפיין של האירוע ב-NPSP. ב-ROI של הקמפיין התרומה הזו לא תופיע.
הפתרון
טופס אחד. רישום משפחתי, תזכורות, Campaign Member ב-NPSP — אוטומטית.
TwinaForms היא אפליקציה טבעית של Salesforce. בנו טופס רישום פעם אחת לכל אירוע (או תשכפלו פעם הבאה), שלחו את הקישור — וכל רישום נכנס ישירות כ-Campaign Member על הקמפיין של האירוע. אישור רישום אוטומטי, תזכורת יום לפני, ומעקב נוכחות ביום האירוע — הכל ב-NPSP, בלי הזנה ידנית.
רישום ישירות ל-NPSP כ-Campaign Member
שליחה אחת בטופס — Campaign Member נוצר אוטומטית על ה-Campaign של האירוע, מקושר לאיש הקשר (Contact). אם הנרשם לא קיים — נוצר Contact חדש. אין הזנה ידנית, אין יצוא, אין סנכרון.
רישום משפחתי בשליחה אחת
הנרשם הראשי ממלא פרטיו, מוסיף שורות לבני המשפחה (שם, גיל, אילוץ אוכל). בשליחה — כל אחד נכנס כ-Contact ב-NPSP, מקושר ל-Household, וכל אחד נכנס גם כ-Campaign Member על האירוע.
אימות מייל — אנטי-spam ואנטי-bot
בלי קוד אימות שמגיע למייל הנרשם — הטופס לא נשלח. חוסם בוטים, רישומים כפולים, ורישומים עם פרטים שגויים שמלכלכים את ה-NPSP.
אישור רישום אוטומטי + תזכורת לפני האירוע
עם השליחה — מייל אישור עם PDF של פרטי הרישום. דרך Engagement Plans של NPSP — תזכורת אוטומטית 24 שעות לפני (מייל או WhatsApp). פחות נרשמים שלא מגיעים.
מעקב נוכחות מהנייד ביום האירוע
ביום האירוע — רכזת באירוע פותחת את אפליקציית Salesforce בנייד, רואה את רשימת Campaign Members, ומעדכנת סטטוס ל-'Attended' עבור מי שהגיע. דשבורד נוכחות בזמן אמת.
תרומה בתוך הטופס — מקושרת לקמפיין
הנרשם מוסיף תרומה ברישום — או דרך Pledge ב-NPSP, או באמצעות מעבר לדף סליקה (Tranzila, Cardcom, Pelecard, iCount). התרומה חוזרת ל-NPSP כ-Donation מקושרת לקמפיין של האירוע, ומופיעה ב-ROI שלו.
איך זה עובד
חמשת הפיצ'רים שעושים את ההבדל
כל אחד הוא יכולת של TwinaForms שמופיעה גם בדף הבית. הטופס לרישום לאירוע הוא מה שקורה כשמשלבים אותם בטופס אחד.
אימות מייל — חוסם בוטים, כפילויות וטעויות
לפני שהטופס בכלל נשלח, הנרשם מקבל קוד חד-פעמי בן 6 ספרות לכתובת המייל שהזין. הוא מקליד את הקוד, ורק אז הטופס נשלח ל-NPSP. בלי קוד — אין רישום.
זה חוסם בוטים שמנסים לזבל את האירוע, מונע רישומים כפולים של אותו אדם (טעות נפוצה כשעמותה מפרסמת באירוע מרובה ערוצים), וחוסם רישומים עם פרטים שגויים שמייצרים אחר כך כפילויות ב-NPSP. בנוסף — אם הנרשם רוצה אחר כך לעדכן פרטים או לבטל רישום, אותו אימות מאפשר לו לעשות זאת באופן בטוח.
- קוד חד-פעמי במייל
- הרישום לא נשלח בלי אימות
- חוסם בוטים, רישומים כפולים, ופרטים שגויים
- אותו מנגנון מאפשר עדכון או ביטול רישום מאוחר יותר
רישום משפחתי — בני משפחה בטופס אחד
טופס סטנדרטי מקבל רישום אחד בלבד. רישום משפחתי לאירוע (טיול, יום משפחה, מסיבת חנוכה) דורש כמה רישומים — אחד לכל בן משפחה.
פיצ'ר Repeated Records של TwinaForms מאפשר לנרשם הראשי לפתוח שורה לכל בן משפחה — שם, גיל, אילוץ אוכל, מידת חולצה, מה שצריך. בשליחה — כל אחד מהם נכנס כ-Contact ב-NPSP, מקושר ל-Household של המשפחה, וכל אחד נכנס כ-Campaign Member על האירוע. שליחה אחת — כמה רישומים.
- הוספת בני משפחה בלי טעינה מחדש
- כל בן משפחה נכנס כ-Contact ו-Campaign Member
- כולם מקושרים ל-Household ב-NPSP
מילוי מראש לנרשמים חוזרים מ-NPSP Contact
נרשם חוזר (תורם, מתנדב, או חבר ותיק של העמותה) מקבל קישור אישי. כשהוא פותח את הטופס, TwinaForms ממלאת מראש את שמו, פרטי הקשר, וכתובתו — הכל מ-NPSP Contact שלו.
הוא מקליד רק מה שספציפי לאירוע: כמה אנשים, אילוצי אוכל, האם מעוניין בסעדה מוקדמת. תהליך הרישום מתקצר ל-30 שניות, ואחוז הנטישה צונח. גם הסיכוי לכפילויות ב-NPSP מצטמצם כי הנרשם משתמש ב-Contact הקיים, לא יוצר חדש.
מובייל ראשון — רישום מהטלפון בכל מקום
רוב הנרשמים פותחים את הקישור בטלפון — בזמן שהוא נשלח להם בוואטסאפ, או דרך פוסט בפייסבוק שהם רואים בנסיעה. הטופס של TwinaForms רספונסיבי מלא — האימות, פרטי המשתתפים, ההוספה של בני משפחה, ושלב התרומה האופציונלית — הכל עובד בטלפון.
אין אפליקציה להתקין, אין פורטל נפרד לבנות. אותו לינק עובד במחשב, בטאבלט, ובסמארטפון. הנרשם משלים ב-30 שניות, גם בעמידה בתחנת אוטובוס.
Campaign Member + תזכורות + מעקב נוכחות — הכל אוטומטי ב-NPSP
בשליחה — שלושה דברים קורים אוטומטית. ראשית, Campaign Member נוצר על ה-Campaign של האירוע ב-NPSP, מקושר ל-Contact של הנרשם (קיים או חדש), בסטטוס 'Registered'. שנית, מייל אישור נשלח לנרשם עם PDF של פרטי הרישום, מיקום, ולוח זמנים. שלישית, דרך Engagement Plans של NPSP מתוזמנת תזכורת אוטומטית 24 שעות לפני האירוע — במייל או דרך אינטגרציית WhatsApp.
ביום האירוע — רכזת באירוע פותחת את אפליקציית Salesforce בנייד או דרך סריקת QR שמופיע באישור הרישום, ומעדכנת את הסטטוס של מי שהגיע ל-'Attended'. בסוף האירוע יש לכם דשבורד ב-NPSP שמראה: נרשמו X, הגיעו Y, אחוז נוכחות Z, ותרומות שגויסו במהלך הקמפיין. זה הקרדיט שתורם-על מבקש בדוח שנתי.
- Campaign Member נוצר אוטומטית — קיים או חדש
- מייל אישור + PDF של פרטי הרישום
- תזכורת אוטומטית 24 שעות לפני האירוע
- מעקב נוכחות מאפליקציית Salesforce בנייד או QR
- דשבורד ROI לקמפיין: נרשמו / הגיעו / תרמו
הנחה לעמותה
דברו איתנו
תרצו לראות איך זה נראה אצלכם?
שלחו מייל קצר עם שם העמותה, סוגי האירועים שאתם מארגנים (גיוס משאבים, סדנאות, קבוצות תמיכה, טיולים), וכמות הרישומים החודשית בערך — ונחזור עם המלצה ספציפית כולל פירוט ההנחה. אפשר גם להתקין ב-Sandbox ולנסות לבד. supportat@twinaforms.com
שאלות נפוצות
שאלות נפוצות על טופס רישום לאירוע NPSP
איך נרשם נכנס ל-NPSP אחרי שמילא את הטופס?
בשליחה — הנרשם נכנס אוטומטית כ-Campaign Member על ה-Campaign של האירוע ב-NPSP, מקושר לאיש הקשר שלו (Contact). אם הוא לא קיים במערכת — נוצר Contact חדש. כל פרטי הרישום נשמרים, כולל זמן ההרשמה ופרטים מותאמים שתגדירו (סוג כרטיס, אילוץ אוכל, וכו'). אין הזנה ידנית, אין יצוא מ-Google Forms, אין סנכרון מ-Eventbrite.
האם אפשר לרשום משפחה שלמה בטופס אחד?
כן. דרך פיצ'ר Repeated Records של TwinaForms — הנרשם הראשי ממלא את פרטיו, ואז מוסיף שורות לכל בני המשפחה (שם, גיל, אילוץ אוכל). בשליחה — כל אחד מהם נכנס כ-Contact ב-NPSP ומקושר אליו ב-Household, וכל אחד מהם נכנס כ-Campaign Member על ה-Campaign של האירוע. שליחה אחת — כמה רישומים.
מה ההבדל בינכם לבין Eventbrite?
Eventbrite יודע לקבל תשלום ולנהל אירועים — אבל לא מכיר את NPSP. כל רישום ב-Eventbrite חי באוקיינוס שלהם, ועמותה צריכה לסנכרן ידנית או דרך Zapier כדי לקבל את הנתונים ל-Salesforce. אצל TwinaForms — הטופס מתחבר ישירות ל-Campaign של האירוע ב-NPSP, יוצר Campaign Members, ומקשר תרומות ל-Donation עם Campaign Source. בנוסף, Eventbrite גובה דמי שימוש על כל כרטיס נמכר, ו-TwinaForms עובד בתעריף קבוע ובהנחה לעמותות. תרומה לאירוע גיוס משאבים ב-Eventbrite היא הוצאה של כ-7% מהסכום; אצל TwinaForms — 0%.
האם אפשר לקבל תשלום בתוך הטופס?
TwinaForms יודעת לקבל מהנרשם הצהרת תרומה (Pledge) שנכנסת ל-NPSP, או להעביר אותו לדף סליקה חיצוני (Tranzila, Cardcom, Pelecard, iCount) בסוף הטופס. הסליקה חוזרת ל-NPSP אוטומטית כ-Donation מקושרת לקמפיין. הגישה הזו מאפשרת לעמותה לשמור על מערכת הסליקה הקיימת שלה ולא להחליף ספק.
איך עוקבים אחרי נוכחות באירוע?
ב-NPSP, ה-Campaign Member של כל נרשם מתחיל בסטטוס 'Registered'. ביום האירוע — באמצעות אפליקציית Salesforce בנייד, רכזת מעדכנת סטטוס ל-'Attended' עבור מי שהגיע (אפשר גם דרך סריקת קוד QR שמופיע באישור הרישום). בסוף האירוע, יש בידכם דשבורד שמראה כמה נרשמו, כמה הגיעו, ומה אחוז הנוכחות — קריטי לדיווח לתורמי-על ולתכנון אירועים עתידיים.
האם הנרשמים מקבלים אישור רישום ותזכורת לפני האירוע?
כן. עם השליחה, הנרשם מקבל מייל אישור עם פרטי האירוע, מיקום, ו-PDF של פרטי הרישום. דרך Engagement Plans של NPSP אפשר להגדיר תזכורת אוטומטית 24 שעות לפני האירוע (במייל או דרך אינטגרציית WhatsApp). שני אלה ביחד מורידים משמעותית את אחוז הנרשמים שלא מגיעים.
האם הנרשמים יכולים לעדכן את הפרטים שלהם או לבטל רישום?
כן. הקישור שנשלח באישור הרישום מאפשר לנרשם לחזור לטופס, לראות את פרטיו, ולעדכן (למשל לשנות אילוץ אוכל) או לבטל את הרישום. עדכון או ביטול חוזרים אוטומטית ל-Campaign Member ב-NPSP, וסטטוס הביטול נשמר לרקורד — כך שאתם רואים גם את מי שביטל ומתי.
מה אם האירוע מלא? האם יש רשימת המתנה?
כן. אפשר להגדיר קיבולת לאירוע, ומשהגיעו אליה — הטופס עובר אוטומטית למצב רשימת המתנה. נרשמים חדשים נכנסים כ-Campaign Members בסטטוס 'Waitlisted'. אם נרשם מבטל — אפשר להגדיר אוטומציה ב-NPSP שמעדכנת את הראשון ברשימה ל-'Registered' ושולחת לו מייל אישור אוטומטי.
יש הנחה לעמותה?
כן. כל המסלולים בתשלום (Starter ו-Pro) זמינים בהנחה משמעותית לעמותות רשומות. שלחו מייל קצר עם שם העמותה, סוגי האירועים שאתם מארגנים, וכמות הרישומים החודשית — ונחזור עם הצעה ספציפית כולל פירוט ההנחה.
בואו נדבר
תפסיקו להקליד רישומים מחדש. השיקו טופס רישום שמתחבר ל-NPSP השבוע.
המסלולים מתחילים מחינמי. הנחה משמעותית לעמותות רשומות. רואים גם טופס רישום מתנדבים NPSP אם אתם מנהלים גם שעות התנדבות, או דף לעמותות לתמונה רחבה יותר של מה TwinaForms עושה ל-NPSP.